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Dienstag, 13 Januar, 2009

Der Informationsbestand heutiger Unternehmen ist in den letzten Jahren enorm angestiegen. Umso wichtiger ist es heute, schnell an die benötigten Informationen zu gelangen, die in der Regel in Form von Dokumenten vorliegen. In der Praxis ist eine schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten jedoch oftmals nicht gegeben. Dies liegt vor allem an der bisherigen Archivierung in Form von gedruckten Dokumenten oder auf Mikrofilmen. Bis heute liegt in der Regel nur ein geringer Teil der vorhandenen Dokumente in elektronischer Form vor. Im Jahr 1999 betrug dieser ca. 10 - 20 %. Die Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems, im Folgenden DMS genannt, besteht in der digitalen Verwaltung von Dokumenten. Dazu zählen alle Aufgaben wie das Einlesen der gedruckten Dokumente, die Klassifizierung, Speicherung in geeigneten Formaten, Verteilung im Unternehmen, Bearbeitung und Bereitstellung von Suchmöglichkeiten. Innerhalb eines DMS gibt es unterschiedliche Dokumentenklassen, welche im Folgenden kurz erläutert werden.

Physische Dokumente

Zu diesen zählen Papierdokumente oder Mikrofilme. Die enthaltenen Informationen können bei diesen nur vom Menschen verarbeitet werden.

Non-Coded-Information (NCI) Dokumente

NCI-Dokumente sind digitalisierte Abbilder gescannter Papierdokumente, die zwar auf dem Computer dargestellt werden, jedoch ohne Nachbearbeitung nicht durch den Computer beispielsweise für eine Suchindexierung interpretiert werden können. Mittels Optical Character Recognition besteht heute jedoch bereits ein Texterkennungsverfahren, mit dem NCI-Dokumente in die nachfolgend beschriebenen CI-Dokumente überführt werden können.

Coded-Information (CI) Dokumente

Ein CI-Dokument ist ein digital erstelltes Dokument, welches sich aus Objekten wie beispielsweise Buchstaben zusammensetzt. Computerintern wird jedes Objekt in einer kodierten Form gespeichert, wodurch ein CI-Objekt für den Computer interpretierbar wird.

Das angestrebte Ziel des Dokumentenmanagements ist, die Durchlaufzeiten von Dokumenten zu reduzieren, Medienbrüche zu verhindern, eine unternehmensweite und schnelle Verfügbarkeit zu gewährleisten und nicht zuletzt die Kosten durch den Abbau der herkömmliche Archivierung auf Papier zu senken.